​

Hysbysiad Preifatrwydd - Canolfan y Glowyr Caerffili ar gyfer y Gymuned

Mae Canolfan y Glowyr Caerffili yn elusen sydd â’r nod o greu menter gymdeithasol gynaliadwy ar egwyddorion ‘hunangymorth’ sy’n cynnig cymorth dysgu a lles i bobl o bob oed ac amgylchiadau, gan gadw adeilad treftadaeth gymdeithasol a lleihau’r effaith ar y newid hinsawdd. 

Mae’r Ganolfan yn ganolbwynt bywiog yn y gymuned lle gall pobl fwynhau eu hunain a theimlo’n rhan o’r gymuned, cael mynediad at ystod eang o wasanaethau a gweithgareddau fforddiadwy a dysgu oddi wrth ei gilydd, buddsoddi yn nyfodol eu teulu, a dathlu ein treftadaeth. 

Er mwyn darparu ein gwasanaethau, rydym wedi datblygu Cronfa Ddata o Aelodau, Cyfeillion y Glowyr, unigolion, a sefydliadau sydd wedi rhyngweithio â ni yn flaenorol wrth gynnal ein gweithgareddau. Darperir gwybodaeth hefyd i'w defnyddio trwy gyflwyno ffurflen archebu a thrwy geisiadau gwirfoddolwyr.

Rydym wedi datblygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn er mwyn bod mor dryloyw â phosibl am y Gronfa Ddata a’r wybodaeth bersonol sydd ynddi. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi’i ysgrifennu ar gyfer yr unigolion y mae eu gwybodaeth bersonol wedi’i chynnwys yn y Gronfa Ddata (y cyfeirir ato yn yr hysbysiad hwn fel “chi”). Rydym yn trin preifatrwydd data yn ddifrifol iawn ac yn cydymffurfio â phob agwedd ar fframwaith deddfwriaethol diogelu data’r DU sy’n cynnwys Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (UK GDPR), sydd wedi’i deilwra gan Ddeddf Diogelu Data 2018. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i ddisgwyl i ni ei wneud gyda’ch gwybodaeth bersonol pan fyddwch yn cysylltu â ni neu’n defnyddio un o’n gwasanaethau. 

​

Rheolwr Data

Mae GDPR y DU yn berthnasol i reolwyr. Canolfan y Glowyr Caerffili yw'r rheolydd ar gyfer y wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu, ac felly rydym yn pennu pwrpas a dull prosesu gwybodaeth bersonol.  Pa wybodaeth sydd yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn?

Gofynnwn i chi ddarllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn ofalus gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth bwysig am:

 

• pa wybodaeth bersonol sy'n cael ei storio yn y Cronfeydd Data;

• sut ac at ba ddibenion y defnyddir y wybodaeth bersonol a gedwir yn y Cronfeydd Data (gelwir hyn yn brosesu);

• y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu o'r fath;

• sut ac o ble rydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol;

• pwy sydd â mynediad i'r wybodaeth sydd yn y Cronfeydd Data;

• trydydd partïon y gallwn rannu eich gwybodaeth bersonol â nhw;

• am ba mor hir rydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol;

• sut y gallwch reoli eich dewisiadau cyfathrebu; a

• ble i gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau preifatrwydd 

​

​

1. Pa wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chasglu a'i storio yn ein cronfa ddata?

Cedwir y categorïau canlynol o wybodaeth bersonol yn y Gronfa Ddata

 

• enw cyntaf ac olaf

• eich hoff ddull o gael eich cyfarch

• unrhyw anrhydeddau sydd gennych

• sefydliad

• teitl swyd

• cyfeiriad(au) cyswllt

• cyfeiriad(au) e-bost cyswllt

• rhif(au) ffôn cyswllt

• rhif(au) cyswllt brys – gwirfoddolwyr yn unig

• dyddiad geni – gwirfoddolwyr yn unig

• manylion sy'n berthnasol i'ch chwilio am gyfleoedd gwirfoddol

• manylion eich diddordebau yn y trydydd sector a'ch dewisiadau cyfathrebu

• eich dewis iaith (Cymraeg neu Saesneg)

​

Rydym hefyd yn cadw manylion eich rhyw, tarddiad hiliol neu ethnig ac iechyd neu gyflwr corfforol neu feddyliol, os ydych wedi darparu'r rhain i ni yn wirfoddol.

​

2. Ar gyfer beth mae'r wybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio?

Prif ddiben y Gronfa Ddata yw ein galluogi i reoli ein cyfathrebu â phobl a sefydliadau sy’n dymuno clywed gennym. Mae ein cronfa ddata hefyd yn cynnwys gwybodaeth am wirfoddolwyr, aelodau, unigolion, a sefydliadau sy'n llogi ein cyfleusterau. Gan ddefnyddio’r wybodaeth bersonol yn y gronfa ddata gallwn anfon cyfathrebiadau a gredwn fydd o ddiddordeb i chi drwy e-bost, ffôn, SMS, post, cyfryngau cymdeithasol, a sianeli digidol eraill. Mae defnyddio Cronfeydd Data canolog a rennir yn osgoi dyblygu diangen. Mae gan y Gronfa Ddata hefyd gyfleuster sy'n eich galluogi i reoli'r cyfathrebiadau a gewch yn fwy effeithiol.

Mae'r Gronfa Ddata hefyd yn arf i'n galluogi i baru cyfleoedd gwirfoddoli gyda gwirfoddolwyr.

Gallwn hefyd ddefnyddio’r Gronfa Ddata i ddarparu mewnwelediad a dadansoddiad i’n helpu i wella effeithiolrwydd ein cyfathrebiadau yn barhaus, datblygu’r cynhyrchion a’r gwasanaethau a gynigiwn, monitro cyrhaeddiad ein cyfathrebiadau ac amrywiaeth y derbynwyr, a darparu adroddiadau i gyllidwyr a rheoleiddwyr.

Sylwch, ac eithrio yn achos gwirfoddolwyr, mai dim ond at ddibenion ystadegol a monitro y bydd gwybodaeth am eich rhyw, tarddiad hiliol neu ethnig ac iechyd neu gyflwr corfforol neu feddyliol yn cael ei defnyddio  a hynny ar sail ddienw yn unig.  Os oes gennych ddiddordeb mewn gwirfoddoli, mae'r Gronfa Ddata yn eich galluogi i ddarparu gwybodaeth yn wirfoddol am ofynion penodol a allai fod gennych yn deillio o gyflwr iechyd corfforol neu feddyliol.

Dim ond data personol priodol sy'n angenrheidiol i gyflawni diben penodol y bydd Canolfan y Glowyr Caerffili yn ei ddefnyddio. 

​

​

3. O ble rydym yn cael data personol?

Mae'r wybodaeth bersonol sydd yn ein cronfa ddata wedi'i datblygu i ddechrau o wybodaeth a ddarparwyd gan unigolion a sefydliadau yr ydym wedi ymgysylltu â nhw. Gellir ychwanegu at y wybodaeth sydd yn y Gronfa Ddata gyda gwybodaeth sydd wedi dod o amrywiaeth o ffynonellau gan gynnwys:

 

• gwybodaeth a gafwyd yn uniongyrchol oddi wrthych

• gwybodaeth a gafwyd gan sefydliadau sydd â chysylltiad â ni

• gwybodaeth a gesglir mewn digwyddiadau neu weithgareddau rydym yn eu cynnal

• gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus gan gynnwys o ffynonellau ar-lein a chyfryngau cymdeithasol

• gwybodaeth a gynhyrchir gennym ni ac a gofnodir yn y Cronfeydd Data, megis eich diddordebau a'ch dewisiadau cyfathrebu 

​

4. Y sail gyfreithiol

Byddwn ond yn storio eich gwybodaeth bersonol yn y gronfa ddata lle gallwn wneud hynny’n gyfreithlon. Mae fframwaith ddeddfwriaethol diogelu data yn darparu ar gyfer nifer cyfyngedig o resymau dros brosesu gwybodaeth bersonol.  Rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithlon canlynol i brosesu gwybodaeth gyffredinol:

 

• lle mae gennym eich caniatâd

• lle mae ein prosesu o’ch data personol er budd y cyhoedd

• lle mae prosesu eich data personol yn angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu rai trydydd parti ac nad ydynt yn cael eu diystyru gan eich hawliau preifatrwydd 

​

5. Pwy all gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol?

Mae Canolfan y Glowyr Caerffili yn cymryd diogelwch yr holl ddata personol sydd o dan ein rheolaeth  o ddifrif. Byddwn yn sicrhau bod mesurau priodol o ran polisi, hyfforddiant, materion technegol a gweithdrefnol ar waith i sicrhau bod data’n cael ei storio’n ddiogel, ein bod yn diogelu ein systemau gwybodaeth electronig rhag colli a chamddefnyddio data, a ddim ond yn caniatáu mynediad iddynt pan fo rheswm dilys dros wneud hynny dan ganllawiau llym o ran pa ddefnydd y gellir ei wneud o unrhyw ddata personol sydd ynddynt.

​

6. I bwy rydym yn datgelu data personol?

Mae’r adran hon o’r hysbysiad preifatrwydd yn rhoi manylion trydydd partïon y gallwn rannu’r wybodaeth bersonol sydd yn y Gronfa Ddata â nhw.

Weithiau mae angen i ni rannu gwybodaeth gyda'r unigolion rydym yn prosesu gwybodaeth amdanynt a sefydliadau eraill. Lle mae hyn yn angenrheidiol, mae'n ofynnol i ni gydymffurfio â phob agwedd ar y ddeddfwriaeth.

Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn rhedeg adroddiadau cyfanredol dienw oddi ar y cronfeydd data ac yn rhannu’r rhain â sefydliadau eraill er enghraifft i gefnogi cais am arian grant. Efallai y bydd yr adroddiadau hyn hefyd yn cael eu cyhoeddi er enghraifft fel rhan o'n Hadroddiad Blynyddol. Fodd bynnag, ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â’r cyrff hyn nac yn rhoi mynediad iddynt at y data “crai” y mae’r adroddiadau’n seiliedig arnynt. Mae’n bosibl y bydd Canolfan y Glowyr Caerffili yn penodi ymchwilydd allanol i’n helpu gyda’n cynlluniau strategol, a fyddai â mynediad i’r wybodaeth sydd yn y Gronfa Ddata.  Gall Canolfan y Glowyr Caerffili hefyd benodi gwerthusiad mewnol neu allanol i asesu effeithiolrwydd y Gronfa Ddata. Byddai gan y gwerthuswr fynediad i'r wybodaeth bersonol sydd yn y Gronfa Ddata ond ni fyddai'n gallu defnyddio unrhyw ran o'r wybodaeth. 

​

7. Eich dewisiadau cyfathrebu

Mae'r Gronfa Ddata yn cynnig swyddogaeth i ni sy'n eich galluogi i benderfynu ar eich dewisiadau cyfathrebu, o ran fformat y cyfathrebiad, y pwnc, a pha sefydliadau yr hoffech glywed ganddynt. Ewch i'r ddolen ar y cyfathrebiad a dderbyniwyd i ddiweddaru neu newid eich dewisiadau cyfathrebu ar unrhyw adeg. Sylwch y gall gymryd hyd at wythnos i unrhyw newidiadau gael eu prosesu.

​

8. Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol?

Mae fframwaith ddeddfwriaethol diogelu data yn gosod rhwymedigaeth arnom i adolygu am ba hyd yr ydym yn cadw gwybodaeth bersonol. Dim ond cyhyd ag y bo angen inni wneud hynny y gallwn gadw eich gwybodaeth bersonol. Rydym ond yn bwriadu cadw eich gwybodaeth mewn ffurf adnabyddadwy yn y Gronfa Ddata tra byddwch yn parhau i fod yn hapus i barhau i dderbyn cyfathrebiadau gennym, neu tra byddwch yn dymuno cael gwybod am gyfleoedd gwirfoddoli. Yn unol â'n Polisi Diogelu Data o ran sicrhau nad yw data personol yn cael ei gadw am ddim mwy na'r angen, mae Canolfan y Glowyr Caerffili yn adolygu data yn flynyddol ac yn archifo data nad oes ei angen mwyach.

​

9. Beth yw eich hawliau mewn perthynas â'ch data personol sy'n cael ei drin gennym ni?

Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol a gedwir yn y Gronfa Ddata. Os dymunwch arfer unrhyw un o'r hawliau, cysylltwch â Chanolfan y Glowyr Caerffili yn un o'r ffyrdd a nodir isod.

Mae gan unigolion yr hawliau canlynol:

 

• Yr hawl i gael gwybod

• Hawl mynediad

• Yr hawl i gywiro

• Yr hawl i ddileu

• Yr hawl i gyfyngu ar brosesu

• Yr hawl i wrthwynebu prosesu

• Yr hawl i gludadwyedd data

• Yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl 

​

(i) Hawl i gael gwybod

Mae gennych hawl i gael gwybod am gasglu a defnyddio eich data personol. Mae’n rhaid i Ganolfan Glowyr Caerffili roi gwybodaeth i chi gan gynnwys y dibenion ar gyfer prosesu eich data personol, cyfnodau cadw ar gyfer y data hwnnw, a gyda phwy y bydd yn cael ei rannu. Gelwir hyn yn ‘wybodaeth preifatrwydd’.

(ii) Hawl mynediad

Gallwch gael copi o'ch data personol a gedwir gan Ganolfan Glowyr Caerffili.
Mae gennych hawl hefyd i gael cadarnhad a yw data amdanoch yn cael ei brosesu gan Ganolfan y Glowyr Caerffili. Lle mae hynny'n wir, mae gennych hawl i'r wybodaeth ganlynol yn amodol ar eithriadau:

 

• Dibenion a sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu *

• Y categorïau o ddata personol dan sylw

• Y derbynwyr y datgelwyd y data personol iddynt

• Y cyfnod y rhagwelir y bydd y data personol yn cael ei storio

• Cyfathrebu'r data personol sy'n cael ei brosesu ac unrhyw wybodaeth sydd ar gael ynghylch ei darddiad.

*Sylwer bod ‘prosesu’ yn golygu gweithrediad neu set o weithrediadau a gyflawnir ar ddata personol megis casglu, cofnodi, trefnu, strwythuro, storio, addasu, newid, dileu, cyfyngu, adalw. Mae’n bosibl y bydd angen Prawf Adnabod ac unrhyw wybodaeth bellach sydd ei hangen i ddod o hyd i’r wybodaeth  cyn y gall Canolfan y Glowyr Caerffili gydymffurfio â’ch cais.

Dylai unrhyw gais am y wybodaeth uchod fod yn ysgrifenedig neu drwy e-bostio’r Ysgrifennydd i’r cyfeiriad canlynol: secretary@caerphillyminerscentre.org.uk  Bydd Canolfan Glowyr Caerffili yn anelu at ymateb o fewn mis o dderbyn y cais.

​

(iii) Cywiro data

Gallwch ofyn i Ganolfan Glowyr Caerffili gywiro data personol anghywir sy'n ymwneud â chi. Os yw'r data'n anghywir oherwydd ei fod yn anghyflawn,

mae'n rhaid i Ganolfan y Glowyr ei gwblhau os bydd angen gwneud hynny.

Dylid gwneud cais ysgrifenedig i ‘Yr Ysgrifennydd, Canolfan y Glowyr Caerffili ar gyfer y Gymuned, Heol Watford, Caerffili CF83 1BJ’ ac anfonir ymateb o fewn mis.

(iv) Dileu neu gyfyngu ar ddata personol

Gallwch ofyn i Ganolfan Glowyr Caerffili ddileu eich data neu gyfyngu ar unrhyw brosesu ar eich data. Dylech fod yn ymwybodol os byddwn yn dileu eich data, ni fydd gennym unrhyw gofnod o'r ffaith eich bod wedi gofyn am beidio â derbyn cyfathrebiadau gennym. Mae’n bosibl felly y byddwch yn dechrau derbyn cyfathrebiadau gennym rywbryd yn y dyfodol os byddwn yn cael eich manylion o ffynhonnell wahanol.

(v) Yr hawl i gyfyngu ar brosesu

Mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth mewn rhai amgylchiadau. Gallwch gyfyngu ar y ffordd y mae Canolfan y Glowyr Caerffili yn defnyddio eich data personol os ydych yn pryderu am gywirdeb y data neu sut mae'n cael ei ddefnyddio. Os oes angen, gallwch hefyd ein hatal rhag dileu eich data. Gyda’i gilydd, gelwir y cyfleoedd hyn yn ‘hawl i gyfyngiad’.

(vi) Yr hawl i wrthwynebu prosesu

Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu data personol gan Ganolfan Glowyr Caerffili, o dan amodau penodol. Mae hyn i bob pwrpas yn golygu y gallwch chi ein hatal rhag defnyddio'ch data. Fodd bynnag, ddim ond mewn rhai amgylchiadau y mae’n berthnasol megis defnyddio data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol neu ddibenion ystadegol, ac efallai na fydd angen i ni roi’r gorau iddi os gallwn roi rhesymau cryf a chyfreithlon dros barhau i ddefnyddio’ch data.

(vii) Yr hawl i gludadwyedd data

Mae hyn ond yn berthnasol i wybodaeth yr ydych wedi ei rhoi i ni. Mae gennych hawl i ofyn i ni drosglwyddo'r wybodaeth a roesoch i ni i rywun arall neu ei rhoi i chi. Gelwir hyn yn hawl i gludadwyedd data. Mae'r hawl ond yn berthnasol os ydym yn prosesu gwybodaeth yn seiliedig ar eich caniatâd, neu mewn sgyrsiau am ymrwymo i gontract a bod y prosesu wedi ei awtomeiddio.

Mae gennych yr hawl i gael eich data personol oddi wrthym mewn ffordd sy’n hygyrch ac yn ddarllenadwy gan beiriant, er enghraifft fel dogfen Word.

(viii) Yr Hawl i dynnu caniatâd yn ôl

Lle mae prosesu eich gwybodaeth bersonol yn seiliedig ar eich caniatâd, mae gennych yr hawl i’w thynnu’n ôl ar unrhyw adeg. Cysylltwch â ni os ydych am wneud hynny. 

​

​

10. Sut i gysylltu â ni

Gall unrhyw unigolyn sydd â phryderon am y ffordd y mae Canolfan y Glowyr Caerffili yn trin eu data personol gysylltu â ni yn y cyfeiriad isod:

E-bostiwch ni yn : xxx
Ffoniwch ni: 029 2167 4242
Neu ysgrifennwch atom: Canolfan y Glowyr Caerffili ar gyfer y Gymuned, Heol Watford, Caerffili CF83 1BJ

Os teimlwch nad ydym wedi mynd i’r afael â’ch pryder mewn modd boddhaol, gallwch godi’ch pryderon gyda’r Comisiynydd Gwybodaeth. Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru
2il Llawr, Ty Churchill
Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
Ffôn: 0330 414 6421
E-bost: wales@ico.org.uk
Gwefan: https://ico.org.uk/make-a-complaint/

​

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 30 Mehefin 2022. Rydym yn adolygu'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd a gallwn ei newid o bryd i'w gilydd trwy ddiweddaru'r dudalen hon er mwyn adlewyrchu newidiadau yn y gyfraith a/neu ein harferion preifatrwydd. Byddem yn eich annog i wirio’r hysbysiad preifatrwydd hwn am unrhyw newidiadau yn rheolaidd.